Vous venez de démarrer votre entreprise au Québec?
Avant de vous concentrer uniquement sur les ventes, le marketing et l’acquisition de nouveaux clients, il est important de mettre en place une base administrative et financière solide.
Un bon système comptable et de paie vous permet de savoir combien votre entreprise gagne réellement, de suivre vos dépenses, de gérer vos taxes, de payer correctement vos employés et de produire des rapports financiers utiles à la prise de décision.
En résumé : lorsqu’une entreprise démarre, la meilleure approche consiste à structurer immédiatement sa comptabilité, ses comptes bancaires, ses taxes, sa facturation, sa paie et ses rapports financiers dans un même processus.
Avec une solution comme QuickBooks en ligne, QuickBooks Paie et QuickBooks Time, il est possible de centraliser une grande partie de cette gestion.
Pourquoi mettre en place votre système comptable dès le démarrage?
L’une des erreurs les plus fréquentes chez les nouveaux entrepreneurs consiste à reporter l’organisation de la comptabilité.
Pendant les premiers mois, les transactions semblent parfois faciles à suivre.
Quelques factures clients.
Quelques dépenses.
Quelques paiements.
Puis l’entreprise commence à prendre de l’ampleur.
Le volume de transactions augmente, les déclarations de taxes arrivent, les premiers employés sont embauchés et les documents commencent à s’accumuler.
Une comptabilité mal organisée dès le départ peut alors devenir beaucoup plus coûteuse à corriger.
À l’inverse, un système comptable structuré permet de créer une base financière solide sur laquelle l’entreprise pourra grandir.
Que faut-il mettre en place lorsqu’on démarre une entreprise?
Pour une nouvelle entreprise, le système comptable ne devrait pas se limiter à l’installation d’un logiciel.
Il faut réfléchir à l’ensemble du processus financier.
Cela comprend notamment la structure du plan comptable, la gestion bancaire, la facturation, le classement des dépenses, les taxes de vente, la paie, les retenues à la source, les rapports financiers et les procédures de contrôle.
L’objectif est simple :
faire en sorte que chaque transaction effectuée par l’entreprise puisse être enregistrée correctement et produire une information financière utile.
1. Mettre en place un plan comptable adapté à votre entreprise
Le plan comptable représente la structure de votre comptabilité.
Il permet de classer vos actifs, vos dettes, vos revenus, vos dépenses et vos capitaux propres.
Un plan comptable mal structuré peut rendre vos états financiers difficiles à comprendre.
Par exemple, si toutes vos dépenses sont enregistrées dans une seule catégorie générale, vous aurez beaucoup de difficulté à déterminer où votre entreprise dépense réellement son argent.
Une bonne structure permet plutôt d’analyser séparément vos principales catégories de dépenses et vos différentes sources de revenus.
Votre plan comptable doit donc être adapté à votre secteur d’activité et à votre modèle d’affaires.
2. Séparer les finances personnelles et celles de l’entreprise
Dès le lancement de votre entreprise, il est préférable de mettre en place une séparation claire entre vos opérations personnelles et professionnelles.
Cette discipline simplifie énormément la tenue de livres.
Elle facilite également les conciliations bancaires, la préparation des déclarations fiscales, l’analyse des dépenses et la production des états financiers.
Dans QuickBooks en ligne, les comptes bancaires et cartes de crédit utilisés pour l’entreprise peuvent être connectés au système afin de faciliter l’importation et le classement des transactions.
3. Configurer correctement les taxes de vente
La TPS et la TVQ constituent un élément important de la comptabilité des entreprises québécoises.
De manière générale, l’inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ devient obligatoire lorsque les fournitures taxables dépassent le seuil applicable de 30 000 $, sous réserve des règles particulières pouvant s’appliquer à certaines entreprises ou activités.
Lorsque votre entreprise est inscrite, votre système comptable doit être configuré afin de distinguer correctement les taxes perçues sur les ventes et celles payées sur les achats.
Une mauvaise configuration peut entraîner des écarts entre votre comptabilité et vos déclarations de taxes.
Le logiciel est un outil.
La qualité du résultat dépend toujours de la qualité de la configuration initiale et de l’exactitude des informations saisies.
4. Mettre en place un processus de facturation
Votre système comptable doit également vous permettre de facturer efficacement vos clients.
Vous devriez pouvoir suivre facilement :
les factures envoyées;
les paiements reçus;
les sommes encore à recevoir;
les retards de paiement;
les taxes facturées;
et les revenus par client ou par activité.
Une bonne organisation des comptes clients améliore directement le suivi de votre trésorerie.
QuickBooks en ligne permet notamment de centraliser la facturation et le suivi des comptes clients dans le système comptable.
5. Organiser les dépenses et les fournisseurs
Une nouvelle entreprise accumule rapidement de nombreuses dépenses :
logiciels, téléphone, publicité, honoraires professionnels, assurances, fournitures, déplacements, équipements et plusieurs autres frais.
Ces dépenses doivent être classées correctement.
L’objectif n’est pas simplement de conserver les factures.
Il faut également pouvoir déterminer à quelle catégorie comptable chaque dépense appartient.
Un système bien configuré permet ensuite d’obtenir une vision beaucoup plus précise de vos coûts d’exploitation.
6. Mettre en place la paie avant d’embaucher
Si vous prévoyez engager des employés, la paie doit être structurée avant les premières périodes de rémunération.
Au Québec, un nouvel employeur qui verse ou prévoit verser un salaire ou une rémunération doit notamment s’inscrire au fichier des retenues à la source de Revenu Québec. Il doit également gérer son compte de retenues sur la paie auprès de l’Agence du revenu du Canada.
La gestion de la paie peut notamment comprendre les retenues d’impôt, les cotisations applicables, les cotisations de l’employeur, les avantages imposables et les obligations de production des relevés.
Revenu Québec met d’ailleurs à la disposition des employeurs différents outils pour le calcul et la gestion des retenues à la source et des cotisations.
C’est pourquoi la paie ne devrait pas être ajoutée improvisément après l’embauche du premier employé.
Elle devrait faire partie du système financier de l’entreprise dès le départ.
7. Pourquoi utiliser QuickBooks Paie?
Lorsque votre comptabilité est déjà gérée avec QuickBooks en ligne, l’utilisation d’un module de paie intégré peut faciliter la centralisation des données.
La comptabilité et la paie ne fonctionnent alors plus comme deux univers complètement séparés.
Les données salariales peuvent alimenter votre comptabilité et contribuer au suivi de vos charges de personnel.
L’objectif demeure cependant de vérifier que les paramètres de l’entreprise, des employés et des différentes retenues sont correctement configurés.
L’automatisation ne remplace pas une bonne configuration.
8. Ajouter QuickBooks Time lorsque les employés travaillent à l’heure
Pour certaines entreprises, le suivi des heures représente une autre partie importante du processus.
C’est notamment le cas lorsque les employés sont rémunérés selon les heures travaillées ou lorsque l’entreprise souhaite suivre le temps consacré à différents projets.
QuickBooks Time peut compléter l’écosystème en permettant aux employés de saisir leurs heures.
Le suivi du temps peut alors être intégré plus efficacement au processus de paie et à la gestion interne.
Pour une entreprise en démarrage, cela permet d’éviter de développer plusieurs systèmes indépendants qui devront ensuite être réconciliés manuellement.
QuickBooks en ligne + QuickBooks Paie + QuickBooks Time : pourquoi les intégrer?
L’intérêt principal d’un environnement intégré est la circulation de l’information.
Votre comptabilité contient vos revenus et dépenses.
Votre système de paie contient vos données salariales.
Votre outil de gestion du temps contient les heures travaillées.
Lorsqu’ils sont correctement configurés et utilisés ensemble, ces outils peuvent réduire les doubles saisies et améliorer la cohérence des informations financières.
Vous obtenez alors un système qui accompagne l’entreprise depuis la saisie des opérations jusqu’à la production de rapports de gestion.
9. Produire rapidement votre état des résultats
Un entrepreneur doit pouvoir répondre à une question fondamentale :
Mon entreprise est-elle réellement rentable?
L’état des résultats vous aide à répondre à cette question.
Il présente notamment les revenus et les dépenses de l’entreprise pour une période donnée.
Lorsque votre comptabilité est à jour, vous pouvez consulter régulièrement votre performance au lieu d’attendre la fin de l’année.
Cela permet de détecter plus rapidement une augmentation des dépenses, une diminution des marges ou un changement important dans la rentabilité.
10. Utiliser le bilan pour comprendre la situation financière de l’entreprise
Le bilan complète l’état des résultats.
Il présente notamment les actifs, les passifs et les capitaux propres de l’entreprise à une date donnée.
Autrement dit, il permet d’obtenir une photographie de la situation financière.
Un bon système comptable doit permettre de produire un bilan cohérent et de comprendre les principaux postes qui le composent.
Le simple fait qu’un logiciel puisse générer un bilan en quelques secondes ne garantit toutefois pas que celui-ci soit exact.
La qualité des rapports dépend des données enregistrées et de la structure comptable mise en place.
11. Faire les conciliations bancaires régulièrement
La conciliation bancaire est l’une des procédures les plus importantes dans un système comptable.
Elle permet de comparer les transactions enregistrées dans la comptabilité avec celles qui apparaissent réellement dans le compte bancaire.
Cela aide notamment à détecter :
les transactions manquantes;
les doublons;
les erreurs de montant;
les opérations enregistrées dans le mauvais compte;
et certaines transactions non encore comptabilisées.
Une entreprise qui effectue régulièrement ses conciliations dispose généralement de données financières beaucoup plus fiables.
12. Automatiser sans perdre le contrôle
QuickBooks en ligne offre plusieurs possibilités d’automatisation.
Il peut notamment faciliter l’importation des transactions bancaires, la création de règles de catégorisation, certaines opérations récurrentes et plusieurs tâches administratives.
Mais l’objectif ne doit pas être d’automatiser tout ce qui est possible.
Il faut automatiser ce qui est répétitif tout en maintenant des contrôles.
Une mauvaise règle bancaire automatisée peut reproduire la même erreur des dizaines ou des centaines de fois.
L’automatisation doit donc venir après la mise en place d’une bonne structure comptable.
13. Pourquoi faire configurer votre système par un CPA?
Un logiciel comptable ne décide pas à votre place comment votre entreprise doit être structurée.
Il faut notamment déterminer quels comptes créer, comment organiser certaines transactions, comment paramétrer les taxes et comment intégrer la paie au processus comptable.
L’accompagnement d’un CPA peut apporter une vision comptable et financière au-delà de la simple installation technique du logiciel.
L’objectif est de construire un système qui puisse être utilisé pour la tenue de livres, la conformité, les rapports financiers et la prise de décision.
Une mise en place complète avec QuickBooks en ligne, QuickBooks Paie et QuickBooks Time
Pour une entreprise qui démarre, nous pouvons mettre en place un environnement comprenant notamment QuickBooks en ligne, QuickBooks Paie et QuickBooks Time.
La configuration est réalisée avec une approche orientée vers la comptabilité, la paie, les rapports financiers et l’utilisation quotidienne du système.
L’objectif est de vous permettre de partir sur une base structurée plutôt que de devoir corriger plusieurs mois de comptabilité plus tard.
Votre système peut être mis en place en moins de 7 jours
Une entreprise en démarrage n’a pas nécessairement besoin d’attendre plusieurs semaines avant d’obtenir une structure comptable fonctionnelle.
Selon la situation et la disponibilité des informations nécessaires, notre service de mise en place peut être réalisé dans un délai maximal de 7 jours.
Vous pouvez ainsi consacrer davantage de temps au développement de votre entreprise tout en disposant d’une structure financière adaptée à vos opérations.
À qui ce service s’adresse-t-il?
Ce service peut notamment convenir aux entrepreneurs qui viennent de créer leur entreprise, aux sociétés nouvellement incorporées, aux petites entreprises qui commencent à embaucher, aux consultants, aux professionnels et aux PME qui souhaitent remplacer leurs fichiers Excel ou leurs méthodes manuelles par un véritable système comptable.
Il peut également être utile lorsqu’une entreprise possède déjà QuickBooks, mais constate que la configuration initiale n’a pas été réalisée correctement.
Les erreurs à éviter lorsqu’on démarre
Le problème n’est pas toujours l’absence de logiciel.
Très souvent, l’entreprise possède déjà un logiciel comptable, mais l’utilise sans structure.
On retrouve alors des comptes dupliqués, des dépenses mal classées, des taxes mal paramétrées, des transactions bancaires non conciliées ou des rapports financiers difficiles à interpréter.
Plus ces erreurs s’accumulent, plus leur correction peut devenir longue et coûteuse.
Il est généralement plus efficace de structurer correctement l’environnement comptable dès le début.
Un système comptable doit vous aider à prendre des décisions
Votre comptabilité ne devrait pas uniquement servir à produire des déclarations fiscales.
Elle devrait également vous permettre de gérer votre entreprise.
Vous devriez pouvoir répondre rapidement à des questions comme :
Combien ai-je vendu ce mois-ci?
Quelles sont mes principales dépenses?
Quels clients me doivent encore de l’argent?
Combien dois-je prévoir pour mes taxes?
Quel est le coût de ma masse salariale?
Mon entreprise est-elle rentable?
Quelle est ma situation de trésorerie?
Lorsque votre système peut répondre à ces questions, votre comptabilité devient un véritable outil de gestion.
Démarrez votre entreprise sur une base financière solide
Vous investissez du temps et de l’argent pour développer votre entreprise.
Il est donc logique de mettre également en place une structure financière capable d’accompagner cette croissance.
Avec une configuration adaptée de QuickBooks en ligne, QuickBooks Paie et QuickBooks Time, vous pouvez centraliser une partie importante de vos opérations comptables et administratives.
Vous réduisez les risques d’erreurs.
Vous obtenez des rapports plus rapidement.
Vous améliorez votre visibilité financière.
Et surtout, vous évitez de devoir reconstruire votre système comptable lorsque votre entreprise aura déjà pris de l’ampleur.
Besoin de mettre en place votre comptabilité et votre paie?
Confiez la mise en place de votre système comptable à un expert-comptable CPA et conseiller Pro Elite QuickBooks en ligne.
Nous pouvons vous accompagner dans la configuration de votre environnement comptable et de paie afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
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FAQ – Comptabilité et paie pour une nouvelle entreprise au Québec
Quand faut-il mettre en place la comptabilité d’une nouvelle entreprise?
Idéalement, le système comptable devrait être mis en place dès le début des activités, avant que les transactions commencent à s’accumuler. Cela facilite le suivi des revenus, des dépenses, des taxes, des comptes bancaires et des obligations administratives.
Quel logiciel comptable utiliser lorsqu’on démarre une entreprise?
Le choix dépend de la taille de l’entreprise, de ses activités et de ses besoins. QuickBooks en ligne est notamment utilisé par de nombreuses petites entreprises pour gérer la facturation, les dépenses, les opérations bancaires et les rapports financiers.
Peut-on utiliser QuickBooks en ligne pour une nouvelle entreprise?
Oui. QuickBooks en ligne peut être configuré dès le démarrage d’une entreprise. Le plan comptable, les comptes bancaires, les taxes, les clients, les fournisseurs et les rapports doivent toutefois être adaptés à la réalité de l’entreprise.
Quand une entreprise doit-elle s’inscrire à la TPS et à la TVQ?
De manière générale, l’inscription devient obligatoire lorsque les fournitures taxables dépassent 30 000 $ au cours d’un trimestre civil donné ou sur l’ensemble des quatre trimestres civils précédents. Certaines situations particulières peuvent toutefois être soumises à des règles différentes.
Que faut-il faire avant de verser une première paie au Québec?
Un nouvel employeur doit notamment vérifier ses obligations d’inscription aux retenues à la source auprès de Revenu Québec ainsi que son compte de paie auprès de l’Agence du revenu du Canada. La configuration des employés, rémunérations, retenues et cotisations doit également être effectuée correctement.
Quelle est la différence entre QuickBooks en ligne et QuickBooks Paie?
QuickBooks en ligne sert principalement à gérer la comptabilité et les opérations financières de l’entreprise. QuickBooks Paie ajoute des fonctionnalités permettant de gérer la rémunération et différentes informations liées à la paie.
À quoi sert QuickBooks Time?
QuickBooks Time est principalement utilisé pour suivre le temps travaillé. Il peut être particulièrement utile pour les entreprises ayant des employés rémunérés à l’heure ou souhaitant suivre les heures par projet ou activité.
Peut-on produire un bilan et un état des résultats avec QuickBooks?
Oui. QuickBooks en ligne permet de générer notamment un bilan et un état des résultats à partir des données enregistrées. La fiabilité de ces rapports dépend toutefois de la qualité de la comptabilité et de la configuration du système.
Pourquoi faire configurer QuickBooks par un CPA?
Un CPA peut considérer non seulement les paramètres techniques du logiciel, mais également la structure comptable, la présentation des rapports, les taxes, la paie et les besoins de gestion de l’entreprise.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un système comptable?
Le délai dépend de la complexité de l’entreprise, du nombre de comptes, de la paie et des informations disponibles. Dans le cadre de notre service, la mise en place peut être réalisée dans un délai maximal de 7 jours, selon le dossier.
Est-il préférable de configurer la comptabilité avant d’embaucher?
Oui. Mettre en place la comptabilité et la paie avant les premières embauches simplifie généralement l’intégration des employés, le suivi des coûts de main-d’œuvre et le traitement des obligations liées à la paie.
Peut-on corriger un QuickBooks qui a été mal configuré?
Oui. Il est possible d’analyser une configuration existante, de corriger certains comptes ou paramètres et de réorganiser le système. La complexité dépend toutefois du nombre de transactions déjà enregistrées et de la nature des erreurs.